Si no basa la tecnología en sus datos de trabajo, está desperdiciando valor.
Al comenzar el año 2025, una de las resoluciones de Año Nuevo que he escuchado repetidamente es que la gente quiere aprender más sobre la IA. Incluso si ya usas IA en el trabajo todos los días, siempre hay más que aprender. Todavía tengo momentos de inspiración todo el tiempo, en los que me doy cuenta de que el factor limitante de lo que puedo hacer con la IA no es la tecnología en sí, sino mi propia imaginación.
En ese sentido, me gustaría compartir algunos escenarios de Copilot que me resultan muy útiles en el trabajo. El denominador común es que la IA es mucho más poderosa cuando la conectas con tus propios datos laborales únicos (tus correos electrónicos, archivos, reuniones), de modo que sus respuestas se basan en la realidad de tu negocio específico. Muchos usuarios de IA, incluso los más expertos, no aprovechan al máximo esa oportunidad. Y, sin embargo, esos son los escenarios de IA que liberan la mayor parte de la magia.
Escenario 1: Prioriza tu correo electrónico
Puede ser una lucha estar al tanto del correo electrónico: nuestra investigación muestra que los usuarios más activos de Microsoft 365 reciben más de 250 correos electrónicos al día. Me identifico con esto: a veces siento que mi bandeja de entrada es un lugar donde la gente simplemente apila elementos en mi lista de tareas pendientes. Con Copilot, todas esas solicitudes son mucho más fáciles de administrar y priorizar.
Te daré un ejemplo. Volví de las vacaciones y encontré una montaña de mensajes. Para ponerme al día rápidamente, utilicé la función “priorizar mi bandeja de entrada” de Copilot. Copilot analizó mi bandeja de entrada y colocó los mensajes más importantes en la parte superior, explicando por qué esos correos electrónicos eran críticos y dándome acciones específicas en cada caso. Mira cómo funciona aquí .
Copilot no solo analiza el remitente y el asunto del mensaje, sino que analiza todo el mensaje y toma una decisión informada sobre cómo priorizarlo para mí. Una nota de un colega con un asunto que diga “¿Café y un donut?” puede no parecer demasiado urgente, pero Copilot notaría que el remitente quería hablar sobre un posible gran acuerdo para firmar antes de fin de semana y me lo indicaría.
También puedes enseñarle a Copilot qué correos electrónicos son más importantes para ti (un cliente importante, por ejemplo, o tu gerente). Hago que Copilot esté atento a los mensajes de mi jefe para asegurarme de que nunca me pierda nada importante de él. Y si hay un problema urgente con un cliente del que necesito estar al tanto, puedo hacer que Copilot esté atento a esos correos electrónicos también.
En resumen: si solo usas IA para escribir correos electrónicos y no para ayudarte a reducir la sobrecarga de correos electrónicos, te estás perdiendo algo.
Más indicaciones para ayudarle a mantener su correo electrónico bajo control:
- “Muéstrame los correos electrónicos más urgentes de hoy”.
- “Resume los correos electrónicos no leídos de los últimos 15 días, con especial atención a los de mis principales colaboradores y gerentes. Identifica los correos electrónicos más urgentes e importantes para leer primero”.
- “Resaltar todos los correos electrónicos con elementos de acción o fechas límite en mi bandeja de entrada”.
Escenario 2: Incorporar inteligencia del lugar de trabajo en el mensaje
Muchas personas con las que hablo todavía utilizan mensajes genéricos («Escribir un correo electrónico de agradecimiento que diga X, Y y Z»). A veces, copian y pegan datos de otros archivos en el mensaje cuando quieren que Copilot haga referencia a ellos. Pero hay una forma mejor.
Para obtener respuestas relevantes y personalizadas, puede indicarle a Copilot archivos de trabajo específicos para que pueda extraer los datos y el conocimiento de su empresa sin problemas. De esa manera, no perderá tiempo buscando información en documentos y pegándola en sus indicaciones.
Otro ejemplo: si recibe un documento de estrategia importante pero extenso y necesita responder rápidamente con comentarios, solicite a Copilot que le dé una ventaja resumiendo el documento y resaltando las lagunas y las señales de alerta. Simplemente cite el nombre del archivo en su mensaje y Copilot hará referencia a los datos de origen originales, sin necesidad de copiar y pegar.
Todos hemos escuchado historias de terror sobre empleados que introducen documentos confidenciales en herramientas de inteligencia artificial centradas en el consumidor y filtran información confidencial sin darse cuenta. Pero Copilot es seguro. Sus indicaciones y datos nunca se utilizan para entrenar modelos de lenguaje grandes. Y el cifrado sólido y la autenticación multifactor garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a sus documentos.
Escenario 3: utilizar un agente de SharePoint
Cada día se cargan más de 2000 millones de archivos en SharePoint. Mi equipo (como la mayoría de los equipos) tiene una cantidad abrumadora de archivos compartidos y es una tarea que requiere mucho tiempo examinarlos todos para encontrar la información que necesito. En su lugar, utilizo agentes de inteligencia artificial de SharePoint para responder preguntas sobre el contenido de cualquier sitio o biblioteca de SharePoint a los que tenga acceso.
Siempre que tengo una reunión con un cliente, recibo un documento informativo que me ofrece una descripción general de la cuenta, una agenda y los temas que se tratarán durante la conversación. Todos estos documentos se guardan en un único sitio de SharePoint, por lo que puedo usar un agente de SharePoint para ponerme al día antes de la reunión. Siempre me sorprende cuando le pido que me prepare para las reuniones con los clientes de esta semana. El agente obtiene información directamente del sitio de SharePoint que estoy consultando y sé que los resultados son precisos porque provienen directamente de los archivos de origen originales.
Cualquier persona que tenga permisos de edición en un sitio de SharePoint puede crear agentes para tareas específicas y compartirlos con su equipo. Y crear estos agentes no podría ser más fácil: solo se necesitan unos pocos clics. Mírelo en acción aquí .
Los agentes de SharePoint son útiles en todas las funciones. Supongamos que trabaja en el sector financiero. Puede crear un agente personalizado con acceso a los informes financieros de los últimos cinco años y luego pedirle que recomiende medidas para ahorrar costos. En el sector de TI, puede crear un agente que pueda analizar los comentarios de los clientes para identificar tendencias y detectar oportunidades para productos futuros.
Piense en los agentes de SharePoint como expertos virtuales en la materia que siempre están listos para descubrir lo que necesita (y, a veces, lo que no sabía que necesitaba).
Escenarios empresariales habituales para los agentes de SharePoint
Amplíe la experiencia individual y del equipo para ayudar a ahorrar tiempo y optimizar los procesos comerciales.
Resultado comercial: Mejora de la coherencia de los contratos y del tiempo de revisión
Cómo pueden ayudar los agentes: Acceso a experiencia en contratos, documentos similares y criterios específicos al revisar documentos
Resultado comercial: Mayor puntuación de satisfacción del usuario
Cómo pueden ayudar los agentes: Analizar los comentarios de los clientes en busca de tendencias y oportunidades para informar la hoja de ruta del producto
Resultado comercial: menor tiempo promedio de resolución (ART)
Cómo pueden ayudar los agentes: obtenga respuestas precisas más rápido, según documentos de implementación específicos
Resultado comercial: Mayor tasa de conversión de ventas
Cómo pueden ayudar los agentes: Proponer modelos de productos basados en criterios específicos, junto con opciones alternativas recomendadas
Resultado comercial: menor tiempo del ciclo de análisis
Cómo pueden ayudar los agentes: obtenga recomendaciones de ahorro de costos mediante el análisis de años de informes financieros
Resultado comercial: menor tiempo de comercialización
Cómo pueden ayudar los agentes: proporcionar una referencia para actualizaciones de productos en función de la documentación del producto más actual
Resultado comercial: tiempo de incorporación reducido
Cómo pueden ayudar los agentes: agilice el aprendizaje y el consumo de información con agentes de incorporación específicos para cada función
Resultado comercial: Mejora de la coherencia de los contratos y del tiempo de revisión
Cómo pueden ayudar los agentes: Acceso a experiencia en contratos, documentos similares y criterios específicos al revisar documentos
Resultado comercial: Mayor puntuación de satisfacción del usuario
Cómo pueden ayudar los agentes: Analizar los comentarios de los clientes en busca de tendencias y oportunidades para informar la hoja de ruta del producto
Resultado comercial: menor tiempo promedio de resolución (ART)
Cómo pueden ayudar los agentes: obtenga respuestas precisas más rápido, según documentos de implementación específicos
Resultado comercial: Mayor tasa de conversión de ventas
Cómo pueden ayudar los agentes: Proponer modelos de productos basados en criterios específicos, junto con opciones alternativas recomendadas
Resultado comercial: menor tiempo del ciclo de análisis
Cómo pueden ayudar los agentes: obtenga recomendaciones de ahorro de costos mediante el análisis de años de informes financieros
Resultado comercial: menor tiempo de comercialización
Cómo pueden ayudar los agentes: proporcionar una referencia para actualizaciones de productos en función de la documentación del producto más actual
Resultado comercial: tiempo de incorporación reducido
Cómo pueden ayudar los agentes: agilice el aprendizaje y el consumo de información con agentes de incorporación específicos para cada función
Resultado comercial: Mejora de la coherencia de los contratos y del tiempo de revisión
Cómo pueden ayudar los agentes: Acceso a experiencia en contratos, documentos similares y criterios específicos al revisar documentos
Resultado comercial: Mayor puntuación de satisfacción del usuario
Cómo pueden ayudar los agentes: Analizar los comentarios de los clientes en busca de tendencias y oportunidades para informar la hoja de ruta del producto
En resumen
Si solo utiliza indicaciones genéricas o una IA que no está vinculada a los datos de su lugar de trabajo, se está perdiendo las mayores ventajas de la tecnología. La IA es infinitamente más poderosa cuando tiene conocimiento sobre su función, su equipo y su negocio. Eso es algo que debe tener en cuenta a medida que continúa con sus exploraciones de IA en el próximo año. Microsoft Blog. J. P. Traducido al español
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