La consultora canadiense Syntax aprovecha la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural de SAP Business para transformar el seguimiento de sus proyectos de planillas de horas. La nueva solución inteligente ayudó a la empresa a acortar significativamente el ciclo de facturación.
Lo que ha ayudado a Syntax, anteriormente Beyond Technologies, pronto podría estar disponible también para sus clientes.
El seguimiento de las actividades generadoras de ingresos y las rutinas de facturación eficientes son fundamentales para el éxito de los servicios profesionales y el negocio de consultoría. Precisamente en esta área operativa de su empresa, Syntax identificó oportunidades de mejora.
La empresa decidió explorar casos de uso y soluciones existentes que aprovechan el poder de SAP Business AI para transformar y mejorar el seguimiento de tareas de su hoja de horas.
Enfoque centrado en el ser humano: Taller de exploración de inteligencia artificial empresarial
Las empresas de servicios profesionales que facturan a los clientes por su trabajo necesitan sistemas de facturación y seguimiento del tiempo altamente eficientes. Para abordar estos desafíos, Syntax, junto con otros dos clientes, comenzó su recorrido con el taller SAP Business AI Explore , un proceso centrado en el ser humano que ayudó a evaluar los problemas operativos. Después de un taller adicional de SAP Business AI Design , también ofrecido por SAP AppHaus, Syntax entró en la fase de «Ejecución y escala» para implementar una solución eficaz que satisfaga sus necesidades específicas.
Cómo abordar las ineficiencias de facturación
Para Syntax, el proceso de hoja de horas es una parte necesaria de las operaciones, ya que funciona como la columna vertebral del seguimiento de tareas y la facturación. La aplicación Timesheet en SAP S/4HANA Cloud se utiliza ampliamente en la industria de servicios profesionales. Teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo que tienen la mayoría de los consultores al ingresar sus informes de horas, Syntax quería buscar oportunidades para mejorar su usabilidad y eficiencia. Syntax reconoció que las complejidades dentro de la aplicación podrían generar demoras en el ingreso de horas. Estas demoras a menudo resultaban en registros incompletos o inexactos que afectaban la facturación y, en última instancia, la generación de ingresos.
Syntax recurrió al equipo de SAP AppHaus para optimizar la entrada de datos de la hoja de horas y mejorar la experiencia del usuario tanto para los empleados como para la gerencia mediante el uso de SAP Business AI.
Aprovechar el poder de la IA generativa y SAP BTP
En un proyecto conjunto con el equipo de SAP AppHaus, Syntax y otros dos clientes evaluaron las soluciones SAP existentes para el caso de uso. Para abordar las ineficiencias en la facturación, SAP desarrolló una aplicación innovadora impulsada por IA generativa y construida con SAP Business Technology Platform (SAP BTP) y SAP S/4HANA Cloud (ver diagrama), basándose en los comentarios de usuarios como Syntax.
“Con esta aplicación de seguimiento de tareas Timesheet, los consultores pueden registrar fácilmente las horas facturables en tiempo real utilizando lenguaje natural, justo después de completar una tarea”, afirmó Ingo Feucht, director sénior de Gestión de productos para SAP S/4HANA en SAP, sobre el éxito de este proyecto. “En última instancia, consideramos que se trata de un caso de uso de Joule, pero el proyecto es un gran ejemplo de cómo los clientes de SAP pueden aprovechar el centro de inteligencia artificial generativa para crear rápidamente sus propias soluciones de inteligencia artificial empresarial personalizadas”.
Fácil manejo
La nueva solución permite registrar y procesar tareas en tiempo real. Permite a los usuarios introducir datos de las planillas de horas con indicaciones conversacionales sencillas. Los llamados «sistemas de sombra» habituales que las personas utilizan para anotar temporalmente en qué han trabajado (por ejemplo, en el Bloc de notas o Excel) se pueden eliminar, ya que la información se envía directamente a la aplicación Timesheet en formato de borrador.
Los empleados pueden controlar de forma sencilla y precisa el tiempo que dedican a trabajar con cada cliente. Las primeras experiencias con la aplicación han demostrado que puede reducir considerablemente los retrasos en la entrada de datos y ayudar a garantizar que los empleados registren sus horas de forma eficiente sin los engorrosos pasos que tradicionalmente se asocian con la gestión de las planillas de horas.
Precisión de facturación mejorada
Las empresas que no controlan con precisión las horas facturables pueden perder miles de dólares en ingresos anuales por empleado. La nueva solución permite procesar las facturas con mayor rapidez y precisión, lo que se traduce en una reducción de los días de venta pendientes, así como de las horas no facturables y de las consultas de los clientes. Esto significa que los consultores pueden dedicar más tiempo a tareas de alto valor en lugar de a tareas administrativas, lo que en última instancia se traduce en una fuerza laboral aún más productiva.
Además, el nuevo rastreador de tareas reemplaza las notas individuales, ya sea en Excel, el Bloc de notas u otros lugares donde los empleados solían registrar su propio tiempo. Al permitir a los empleados registrar su tiempo de forma precisa y sencilla, reduciendo así las horas no facturadas, la nueva solución ayuda a las organizaciones a registrar cada hora facturable, maximizando el potencial de ingresos.
Frank Densborn, arquitecto empresarial de SAP AppHaus, resumió su experiencia: “Con esta solución, pudimos eliminar la necesidad de los sistemas paralelos que los consultores instalaban para realizar un seguimiento temporal de su trabajo antes de ingresarlo en el sistema. Por lo tanto, en lugar de crear una nueva aplicación de planilla de horas, colaboramos e innovamos utilizando SAP BTP y el centro de inteligencia artificial generativa para resolver el problema empresarial real, aprovechando el enfoque de innovación centrado en el ser humano de SAP”.
Impulsando el crecimiento y la eficiencia futuros
La implementación de esta nueva solución SAP Business AI no solo abordó los desafíos operativos inmediatos, sino que también posicionó a Syntax y a sus clientes para el crecimiento futuro. Al beneficiarse de las capacidades de SAP AI Core y SAP AI Launchpad, las empresas pueden desarrollar continuamente sus procesos, lo que garantiza que sigan siendo competitivas en un mercado en constante cambio.
Leonardo De Araujo, socio de Innovación SAP Global en Syntax, reflexionó sobre el éxito del proyecto: “Como pioneros en la adopción de SAP S/4HANA Cloud y participantes del programa Lighthouse, hemos utilizado SAP Business AI para abordar desafíos de la industria como el procesamiento ineficiente de las planillas de horas. Esta innovación ha reducido significativamente nuestros días de ventas pendientes. Al ahorrar hasta $100,000 por día, acortamos el ciclo de facturación”.
Una nueva era para la gestión de las hojas de horas
La experiencia de Syntax ilustra el poder de la innovación y la colaboración dentro del ecosistema SAP. Al aprovechar tecnologías avanzadas como la IA generativa desarrollada con SAP BTP, las organizaciones no solo transforman sus propios procesos, sino que, en el caso de Syntax, también impulsan mejoras significativas para los clientes.
Syntax está estableciendo un nuevo estándar. El impacto de su solución basada en inteligencia artificial generativa sin duda resonará en toda la industria e inspirará a otros a seguir su ejemplo. El futuro del seguimiento de proyectos mediante planillas de horas ha llegado y está impulsado por SAP Business AI. SAP News. Traducido al español
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