En muchas empresas alemanas la digitalización aún está en sus primeros pasos
Sin embargo, en contabilidad los procesos digitalizados son especialmente necesarios para que el departamento de contabilidad pueda superar los desafíos actuales. Actualmente, la legislación fiscal alemana establece que las facturas se pueden crear en formato electrónico en lugar de en papel. Este reglamento permite facturas electrónicas, por ejemplo, en formatos PDF, ZUGFeRD, XRechnung y EDI.
La ley tributaria también exige el archivo y registro a prueba de auditorías de todos los pasos de la verificación de facturas, ambos de forma electrónica. El legislador también ha anunciado que la factura electrónica en los formatos ZUGFeRD y XRechnung será obligatoria en el sector B2B entre el 1 de enero de 2025 y el 1 de enero de 2028. Para entonces, las facturas en formato PDF y en papel quedarán obsoletas.
Contabilidad en tiempo real para nuevos modelos de negocio digitales
Ahora se requiere que la contabilidad se adapte a los nuevos modelos de negocio digitales. Los modelos de negocio digitales se basan en informes en tiempo real para poder reaccionar rápidamente a los cambios en el mercado. Esto requiere una captura y un procesamiento rápidos y fiables de datos financieros en la contabilidad financiera.
Modelos de negocio como el modelo de suscripción o freemium o las tiendas online suelen requerir una contabilidad en tiempo real para poder registrar correctamente los ingresos y gastos. Si los nuevos modelos de negocio tienen una orientación internacional, surgen desafíos adicionales para la contabilidad financiera: en primer lugar, se deben respetar las normas fiscales y contables del país de destino. En el nivel de planificación de liquidez, las herramientas de planificación y análisis basadas en bases de datos pueden ayudar a reducir la moneda. riesgos.
Herramientas de planificación y análisis respaldadas por bases de datos
Hasta ahora, las hojas de cálculo se utilizan ampliamente en la contabilidad de las empresas alemanas. Sin embargo, se puede observar que hay un mayor desarrollo en el área del control hacia el uso de herramientas de planificación y análisis orientadas a bases de datos. Estas herramientas denominadas BI o MIS se acoplan a las fuentes de datos existentes en la empresa, por ejemplo, sistemas de contabilidad o ERP. Los empleados de contabilidad ahorran tiempo después de la configuración, porque ya no es necesario introducir datos a mano, que consumen mucho tiempo y son propensos a errores. Especialmente cuando las personas tienen una gran carga de trabajo y están bajo presión de tiempo, la tasa de error aumenta. Con herramientas de planificación y análisis basadas en bases de datos se pueden reducir significativamente los errores de entrada, que en el peor de los casos pueden tener consecuencias fiscales. Con estas soluciones también se pueden realizar análisis de forma más rápida y precisa. Esto significa que el control está en una posición mejor y más temprana para proporcionar información de alta calidad como base para la toma de decisiones.
La inteligencia artificial en contabilidad va en aumento
Como parte de la digitalización de la contabilidad, se recomienda el uso de IA. Al usarlo, se pueden automatizar muchas tareas, por ejemplo, la clasificación de recibos o la verificación de facturas y reservas para garantizar su precisión y plausibilidad.
¿Pero cómo funciona la IA? En el ámbito del control, desde hace tiempo puede imitar las capacidades cognitivas humanas reconociendo y clasificando información a partir de datos de entrada. La base para este proceso son procesos programados o aprendizaje automático. La IA puede aprender de forma independiente normas contables generales como HGB e IFRS o recopilar conocimientos de contabilidad y manuales contables. Con el tiempo, se crea un sistema de autoaprendizaje que garantiza la confiabilidad, velocidad y rentabilidad del proceso.
Los usos típicos de la inteligencia artificial en contabilidad incluyen:
- reconocimiento automático de recibos
- Contabilidad y contabilización de forma simplificada
- Optimización de los controles de calidad.
- Descripción general de las finanzas en tiempo real
- Pago automático de facturas
Las soluciones de inteligencia artificial pueden proteger a los empleados de contabilidad de errores, especialmente en fases con mayores volúmenes de facturas. Especialmente a final de mes, cuando aumenta la carga de trabajo, las tasas de error suelen aumentar debido al aumento de la carga de trabajo. En este contexto, la IA puede proteger contra reservas incorrectas y posibles consecuencias fiscales.
¿Existen amenazas de pérdida de empleos y ataques cibernéticos en contabilidad?
Muchos críticos de las herramientas de inteligencia artificial temen que su uso provoque pérdidas de empleo, incluso en contabilidad. Sin embargo, esto probablemente no sucederá porque la inteligencia artificial tiene sus límites: sólo puede basarse en datos históricos. A diferencia de los humanos, ella no tiene intuición ni visiones del futuro. Por este motivo, las empresas seguirán dependiendo en el futuro de los especialistas contables. Sólo a través del conocimiento humano experto es posible tomar decisiones en el contexto general y realizar análisis intuitivos.
No se debe ignorar que la digitalización en la contabilidad también aumenta las superficies de ataque para los ciberataques. Por un lado, se trata de que se puede contactar con todos los empleados por correo electrónico y, por lo tanto, se puede atacar de esta manera.
El trabajo móvil plantea riesgos adicionales. No siempre se aplican las medidas de seguridad habituales en la oficina central o en los puntos de acceso público. En consecuencia, las empresas están obligadas a involucrar a los responsables de seguridad informática en el diseño de los flujos de trabajo digitales en contabilidad.
A pesar de los riesgos, los beneficios de los procesos contables automatizados superan los riesgos. Los sistemas digitales minimizan las tasas de error y la carga de trabajo. Crean transparencia, ahorro de costos y aumentan la eficiencia a largo plazo. Fuente:NetMedia-Alemania(JT), traducido al español.
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